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Publié le: 02/05/2013

 

La formation s’est ouverte par un diagnostic exhaustif des problèmes, aussi bien d’ordre technique que d’ordre organisationnel, rencontrés par les rapporteurs au quotidien. Le diagnostic a mis en exergue une multitude de difficultés. « Nous rencontrons d’énormes difficultés en ce qui concerne le partage des informations au sein de notre groupe thématique », affirme médusée, Gwladys Sawadogo, rapporteur du groupe thématique 2. Pourtant ce groupe n’est pas une exception ! Tous vivent quasiment les mêmes réalités : téléchargement difficile des fichiers volumineux, perte ou oubli d’adresses mails, absence de système d’archivage des documents de travail, mauvaise circulation des informations à l’intérieur des groupes, absence d’un calendrier sectoriel mis à jour… La formation animée, par Jaap Pels, spécialiste en « Gestion de Connaissances », au siège d’IRC, à La Haye, avait pour objectif principal la résolution de ces problèmes, par la mise en œuvre de techniques pratiques et peu coûteuses. Elle s’inscrit dans les actions d’assistance et de renforcement des capacités au secteur, l’un des principaux objectifs de la présence d’IRC au Burkina.

Solutions simples…

Après ce diagnostic approfondi, Jaap Pels proposa quelques solutions pour aider les rapporteurs dans leur tâche. Mais avant, il a procédé à une évaluation des connaissances des rapporteurs sur les plateformes virtuelles de gestion et de partages de documents. Cette évaluation a permis de choisir les outils en adéquation avec les besoins et le niveau des participants. Ainsi un service « Yahoo groupe » avec les noms des membres des groupes a été créé.

Il s’agit d’une « mailing liste » permettant en un seul envoi, à un unique destinataire, d’envoyer le message à l’ensemble du groupe. Cette solution simple assure au rapporteur un gain de temps considérable. Il n’a désormais plus besoin de rechercher les adresses une par une, au risque d’en oublier certaines. Pour résoudre les difficultés d’archivage, de gestion et de partage des documents, un compte « Dropbox » a été créé pour tous les rapporteurs. Le « Dropbox » est un service en ligne d’archivage et de partage de documents électroniques. Il offre un espace de sauvegarder des documents accessibles aux personnes invitées. Pour les consulter, la personne invitée doit simplement télécharger « dropbox ». Il est gratuit et s’installe en quelques minutes.  Ce service pourrait être une solution pour le partage efficient des documents au sein des groupes thématiques et du secteur.

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